Bir dokümanın işi,
hazır olduğunda bitmez.

Kaynak bilgi ve yapay zekâ desteği

Doküman hazırlığı her zaman boş sayfadan başlamaz. İncelenen kaynak üretim yolunda Loop konuşmaları, tedarikçi kayıtları, riskler, denetim bulguları ve düzeltici faaliyet kayıtları destekleniyor.

Kaynak bölümünden temel bir taslak veya I|Q yardımıyla içerik üretilebiliyor. Kaynağa erişim yetkisi korunuyor; ortaya çıkan metin düzenlenebilir taslak niteliğinde. Kaynakta bulunmayan bir bilginin doğru olduğu ya da AI çıktısının incelemesiz yayımlanabileceği varsayılmıyor.

Stüdyo, şablonlar ve ortak başlangıç noktaları

Doküman türleri ve şablonlar, benzer içeriklerin her seferinde farklı bir yapıdan başlamasını önler. Stüdyo, içeriğin hazırlanması ve düzenlenmesi için çalışma alanıdır.

Bir prosedür, talimat veya iç duyuru aynı amaçla hazırlanmaz. Tür ve şablon düzeni bu ayrımı taşırken, içerik yazarı metni ihtiyaca göre tamamlar.

Sürüm geçmişi, inceleme ve yayın

Qos’ta taslak hazırlama, incelemeye gönderme, onaylama, reddetme ve yayımlama ayrı işlemlerdir. Sürüm listeleme ve karşılaştırma, dokümanın zaman içindeki değişimini incelemeye yardımcı olur.

Önceki sürümden yeniden sürüm oluşturma, yerine geçen doküman ilişkisi, kullanımdan kaldırma ve arşivleme de yaşam döngüsünün parçalarıdır. Bu sayfa, her geçmiş kayıt ve her ekranda değişmezliğin uçtan uca test edildiği iddiasını taşımaz.

Yorumlar, yanıtlar ve çözümlenen konular

Doküman yorumlarına yanıt verilebilir; çözümlenen yorumlar işaretlenebilir ve gerektiğinde yeniden açılabilir. Böylece içerikle ilgili tartışmanın hangi kayıt üzerinde yürüdüğü görünür kalır.

Bu, aynı anda ortak metin düzenleme veya bütün değişiklikleri otomatik birleştirme vaadi değildir. Burada anlatılan işbirliği, doküman çevresindeki yorum ve değerlendirme akışıdır.

Dağıtım, okuma ve teyit

Dağıtım belirli bir doküman sürümünü alıcılara bağlar. Alıcı kayıtları, bekleyen işler, okuma ve alındı teyidi ayrı izlenebilir.

Çalışan portalı bu takibin kullanıcıya dönük yüzlerinden biridir: personel kendisine gelen okuma görevinden dokümana ulaşır. Okuma kaydı, içeriğin anlaşıldığını veya öğrenildiğini tek başına kanıtlamaz; eğitim ve değerlendirme farklı ihtiyaçlardır.

Bulunabilirlik ve doküman düzeni

Kütüphaneler ve klasörler, türler ve şablonlar, koleksiyonlar ve numaralandırma şemaları dokümanları düzenlemek için farklı araçlardır. Doküman sahibi ve atanan kişiler gibi bilgiler sorumluluğun takibine eşlik eder.

Koleksiyonda yer almak ile erişim yetkisi aynı şey değildir. Bir dokümanın kim tarafından görülebildiği ilgili erişim kurallarına bağlıdır.

Yayımdan sonra gözden geçirme

Dokümanlar için periyodik veya ihtiyaç üzerine gözden geçirme kayıtları oluşturulabilir. Bekleyen ve zamanı gelen incelemeler ayrılabilir; incelemenin başlaması, tamamlanması veya atlanması kayda konu olur.

Bu yapı güncelliğin takip edilmesini sağlar; içeriğin kendiliğinden güncellendiği, mevzuat değişikliklerinin otomatik izlendiği veya hiçbir incelemenin kaçmayacağı anlamına gelmez.

Dış kaynaklı belgelerin takibi

İşin dayanağı her zaman Qos’ta yazılmış bir doküman değildir. Dış kaynaklı belgeler kayıt altına alınabilir, bilgileri güncellenebilir ve gözden geçirme ihtiyacı takip edilebilir.

Bir dış belgeyi takip etmek, onun kaynak sistemle otomatik eşitlendiği anlamına gelmez. Hazır M365, Google Workspace veya benzeri senkronizasyon bağlantıları bu anlatımın parçası değildir.

Dokümanın ilgili işe dayanak olması

Desteklenen aksiyon ve denetim kayıtları, doküman veya doküman sürümlerine referans verebilir. Dokümana gelen bağlantılar ve kullanım ilişkileri sorgulanabilir.

İş kaydına bağlı doküman, “Bu iş neye dayanıyordu?” sorusuna dönülebilen bir referans sağlar. Bağlantı bulunması, dokümana erişim izninin otomatik verildiği anlamına gelmez.

Doküman hazırlamak için AI kullanmak şart mı?

Hayır. Doküman türleri, şablonlar ve düzenleme akışı AI’dan bağımsızdır. Kaynaktan üretim yolunda da temel taslak ile I|Q yardımı ayrı seçeneklerdir.

Her çalışan doküman yönetimini öğrenmek zorunda mı?

Okuma görevi gönderilen çalışan dokümana portalındaki işten ulaşabilir. İçeriği hazırlayan ve yöneten kullanıcıların çalışma alanı ile okuyanın ihtiyacı aynı değildir.

Okundu kaydı, öğrenildi anlamına mı gelir?

Hayır. Dağıtım, okuma ve teyit; eğitim tamamlama veya yetkinlik değerlendirmesinin yerine geçmez.

Her Qos kaydından otomatik doküman üretilebilir mi?

Hayır. Kaynak türü ve kullanılabilecek bilgiler ilgili üretim akışına bağlıdır. Bu sayfada verilen kaynak listesi incelenen bölüm üretim yolu için geçerlidir; tüm kaynak yollarının ortak listesi değildir.

Doküman başka bir işe bağlanınca herkes görebilir mi?

Hayır. Bağlantı, erişim izni değildir. Doküman ve kaynak kayıtların yetkilendirme sınırları ayrıca değerlendirilir.