Kontrolün sonucu,
bir formda kalmaz.

Sorular, cevaplar ve tekrar kullanılabilir yapı

Bölümler, sorular ve cevap setleri kontrol listesinin yapısını oluşturur. Soru kütüphanesi ve koleksiyonlar, benzer çalışmalarda aynı hazırlığı tekrar kullanmaya yardımcı olur. Neyin kontrol edileceği ve hangi cevabın ne anlama geldiği içerik hazırlanırken belirlenir.

Listeyi hazırlamak ile denetimi planlamak farklıdır

Bir listenin kapsamı ile o listenin nerede, ne zaman ve kim tarafından uygulanacağı farklı ihtiyaçlardır. Çalışma planlaması; seçilen denetim alanlarını, ilgili müşteri veya sahayı ve uygulayıcıyı bir araya getirir.

Uygulayıcının sahadaki işi

Denetçi, kendisine atanmış çalışmaya ulaşarak soruları yanıtlar. Yanıtların kaydedilmesi, çalışmanın tamamlanması ve paylaşılmaya hazır bulunması ayrı aşamalardır. Telefon örneği bu uygulama yüzlerinden birini gösterir.

Bulgu ile yapılan işi birbirine bağlamak

Bir bulgu yalnızca raporda kalan bir tespit olmak zorunda değildir. İlgili aksiyonla bağlantı kurulduğunda, gereken iş ve sonucu takip edilebilir. Kök neden ve etkinlik değerlendirmesi gerektiren durumlar ise düzeltici faaliyet sürecinde ayrıca ele alınır.

İç denetim programı ve bulgu sınıflandırması →

Saha kaydının dayanağı

İlgili dokümanlar ve bulgu kanıtları denetim kaydının yanında tutulabilir. İnceleyen kişi tespitle dayanağı birlikte ele alır; belgeye erişim kendi yetki kapsamını korur.

Tamamlanan kontrolün paylaşılması

Raporun hazırlanması, dışa aktarılması ve gönderim onayı farklı adımlardır. Böylece kontrolü yapmakla sonucunu paylaşmak birbirine karışmaz; müşteriyle paylaşılacak içerik kendi akışında ele alınır.

Saha ve müşteriyle bağlantı

Müşteri, saha ve denetim alanı bilgisi çalışmanın neye ait olduğunu açık tutar. Bir rapor veya bulgu incelenirken yalnızca cevaplar değil, ilgili çalışma da görülebilir.

İç denetim programı ve bulgu sicili

İç denetimler program, planlanan çalışma, kontrol maddeleri ve rapor kayıtlarıyla düzenlenebilir. Bulgular; büyük veya küçük uygunsuzluk, gözlem ve iyileştirme fırsatı olarak ayrılabilir.

Bulgunun düzeltici faaliyetle bağlantısı ve kapanışını yapan kişi ile zaman bilgisi ayrıca tutulur. Böylece tespitin sınıflandırılması, gereken iş ve kapanış kararı birbirine karışmaz.

İç denetim programı, sahada kullanılan bir kontrol listesinin kendisi değildir. Bulgu kapatma kaydı da tek başına alınan önlemin etkili olduğunu göstermez.

Bu yalnızca kalite departmanı için mi?

Hayır. Saha kontrolü, hizmet incelemesi ve operasyon denetimi farklı ekiplerin günlük işi olabilir. Kullanılan içerik, ölçütler ve sorumluluklar ihtiyaca göre belirlenir.

Liste hazırlığı ile denetim planlaması aynı şey mi?

Hayır. Kontrol listesi neye bakılacağını tanımlar. Denetim planlaması ise bu içeriğin belirli bir müşteri, saha veya çalışma için kim tarafından uygulanacağını ele alır.

Bir bulguya iş atanınca bulgu kapanır mı?

İşin atanması ve tamamlanması takip sürecinin parçalarıdır. Bulgunun giderildiği veya önlemin etkili olduğu kararı ilgili değerlendirmede ayrıca verilir.

Telefon görseli yalnızca otellere yönelik bir ürünü mü gösteriyor?

Hayır. Otelcilik burada örnek kullanım alanıdır. Denetim içeriği, ölçütleri ve sorumlulukları farklı sektörlerin ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir.